What does it take to meet zen goals? A framework to support ZEN realization
Research report
Published version
Permanent lenke
https://hdl.handle.net/11250/3176144Utgivelsesdato
2025Metadata
Vis full innførselSamlinger
- Publikasjoner fra CRIStin - SINTEF AS [6166]
- SINTEF Community [2371]
- ZEN Reports [85]
Sammendrag
Mål, mandater og rammeverk er "søylene" i strukturen for oppnåelse av ZEN i denne rapporten. Før implementeringen starter, bør den ledende organisasjonen utføre en “forhåndsanalyse” for å sikre at disse elementene er ivaretatt. En ZEN-muliggjører er en veileder som støtter oppbyggingen av disse søylene.
ZEN-muliggjøreren (Engelsk: ZEN Enabler, Z.En), presentert i kapittel 3, fungerer som en veileder for den ledende organisasjonen. Den hjelper til med å etablere nøkkelfaktorer for å realisere ZEN i samarbeid med andre involverte parter. Kjernen i Z.En er en firetrinns prosess kalt ‘ASAP-modellen’. Denne modellen består av trinnene: Forutse (Anticipate), Tilpasse (Shape), Evaluere (Assess) og Forankre (Pin). Disse trinnene definerer hvilke handlinger som må være på plass for å sikre en vellykket implementering av ZEN (se Tabell 1). ASAP-modellen støtter en iterativ tilnærming til målstyring og retter fokus mot ZEN-kriteriene og nøkkelindikatorene (KPI-ene) som er angitt i Tabell 2. Disse brukes gjennom hele prosjektets livssyklus. ASAP-modellen fokuserer også på faktorer som påvirker samarbeidet (se Tabell 3), og som bør adresseres tidlig i prosessen.
ASAP-modellen iverksettes først av den ledende organisasjonen. Dette gjøres ved at en dedikert person, kalt en ZEN-champion, tar initiativ til å bruke modellen, og deretter involverer de relevante partene. ZEN-champions er personer som har forståelse for ZEN-visjonene og har kompetanse innen prosessledelse. Det må utpekes en i hver organisasjon som en kontinuerlig koordinerings og grensesnittkontakt så snart organisasjonen er involvert i ZEN prosjektet. ZEN-champions er drivkraften bak implementeringen av Z.En og dermed en viktig suksessfaktor for å lykkes med ZEN.
Verdien av å ha et enkelt, sentralt rammeverk å referere til er anerkjent, spesielt gitt det store antallet prosesser som foregår i forbindelse med en ZEN-utvikling og det påfølgende behovet for koordinering. Z.En har som hovedmål å skape åpenhet og tydelighet i disse prosessene. Det er mange måter å utføre
Mål, mandater og rammeverk er "søylene" i strukturen for oppnåelse av ZEN i denne rapporten. Før implementeringen starter, bør den ledende organisasjonen utføre en “forhåndsanalyse” for å sikre at disse elementene er ivaretatt. En ZEN-muliggjører er en veileder som støtter oppbyggingen av disse søylene.
ZEN-muliggjøreren (Engelsk: ZEN Enabler, Z.En), presentert i kapittel 3, fungerer som en veileder for den ledende organisasjonen. Den hjelper til med å etablere nøkkelfaktorer for å realisere ZEN i samarbeid med andre involverte parter. Kjernen i Z.En er en firetrinns prosess kalt ‘ASAP-modellen’. Denne modellen består av trinnene: Forutse (Anticipate), Tilpasse (Shape), Evaluere (Assess) og Forankre (Pin). Disse trinnene definerer hvilke handlinger som må være på plass for å sikre en vellykket implementering av ZEN (se Tabell 1). ASAP-modellen støtter en iterativ tilnærming til målstyring og retter fokus mot ZEN-kriteriene og nøkkelindikatorene (KPI-ene) som er angitt i Tabell 2. Disse brukes gjennom hele prosjektets livssyklus. ASAP-modellen fokuserer også på faktorer som påvirker samarbeidet (se Tabell 3), og som bør adresseres tidlig i prosessen.
ASAP-modellen iverksettes først av den ledende organisasjonen. Dette gjøres ved at en dedikert person, kalt en ZEN-champion, tar initiativ til å bruke modellen, og deretter involverer de relevante partene. ZEN-champions er personer som har forståelse for ZEN-visjonene og har kompetanse innen prosessledelse. Det må utpekes en i hver organisasjon som en kontinuerlig koordinerings og grensesnittkontakt så snart organisasjonen er involvert i ZEN prosjektet. ZEN-champions er drivkraften bak implementeringen av Z.En og dermed en viktig suksessfaktor for å lykkes med ZEN.
Verdien av å ha et enkelt, sentralt rammeverk å referere til er anerkjent, spesielt gitt det store antallet prosesser som foregår i forbindelse med en ZEN-utvikling og det påfølgende behovet for koordinering. Z.En har som hovedmål å skape åpenhet og tydelighet i disse prosessene. Det er mange måter å utføre oppgavene som er foreslått i Z.En , og derfor gir ikke Z.En spesifikke instruksjoner om hvordan de skal utføres. I stedet identifiserer vi de utfordringene som kan ligge skjult bak disse oppgavene, samt diskuterer hvordan de kan håndteres. Dette inkluderer blant annet å ta hensyn til de involverte aktørenes motivasjon for å delta, samt å håndtere usikkerheter i prosjektet og eksterne variabler som kan påvirke utfallet.
I prosessen mot ZEN-realisering oppfordres det til å fokusere på fordelene som ZEN kan gi alle involverte parter. Dette kan fungere som en motivasjon til å engasjere og forplikte seg til programmet og prosjektet. Å skape insentiver, som for eksempel deling av byrder og risiko, å adressere mål som kan øke attraktiviteten i prosjektet, brukerkvaliteter, mm., samt å tydeliggjøre prosesser og utfordringer, er sentrale oppgaver for de ledende organisasjonene og premissgivende aktører. Dette kan inkludere offentlige myndigheter, beslutningstakere, infrastrukturleverandører, mm. Avklarte plattformer og arenaer for kommunikasjon spiller en viktig rolle i å redusere usikkerheten til de forskjellige aktørene. Dette oppnås ved å forstå hverandres mål og strategier fra starten av prosjektet. Videre bidrar dette til å skape en felles forståelse og fremmer samarbeidet mellom de involverte partene.
I konklusjonen av denne rapporten finner de forskjellige målgruppene (ledende organisasjon, eier og utvikler, utførende, mm.) råd om gjennomføringen av fremtidige ZEN prosjekter.